Information nach Artikel 13, 14 und 21 DSGVO zur Verarbeitung Ihrer Bewerber- und Beschäftigtendaten

Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Volksbank Mittlerer Neckar eG und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist Ihr derzeitiger, ehemaliger oder potenzieller Arbeitge­ber die

Volksbank Mittlerer Neckar eG
Fabrikstraße 5
73728 Esslingen am Neckar
Telefon 0711/3909-0
Fax 0711/3909-9000
E-Mail-Adresse info@v-mn.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o.g. Adresse oder unter: E-Mail-Adresse (datenschutz@v-mn.de). Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im In­ternet beim „Datenschutz“ abrufbar.

Welche Datenkategorien nutzen wir als derzeitiger, ehemaliger oder potenzieller Arbeitgeber und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personal­nummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis oder der Bewerbung (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, ggf. Vorstrafen, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Renten­versicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer, Daten des Lebenslaufes (insbesondere Ausbildungsorte, frühere Arbeitgeber, Zeugnisse, erworbene Qualifikationen)). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Nationalität oder Religionszugehörig­keit fallen.

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstel­lungsprozesses, während des Beschäftigungsverhältnisses, während des Ruhens eines Arbeits­verhältnisses oder im Ruhestand erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der je­weiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhal­ten haben.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

Bei Auszubildenden verarbeiten wir tätigkeitsbezogene Leistungsdaten, um die Qualität der Ausbildung zu sichern.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. EstG, ArbZG).

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Betriebsvereinba­rungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG (z. B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaub­nisvorschrift herangezogen werden.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSG­VO, um berechtigte Interessen von Ihnen, von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wah­ren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG), bei der internen bzw. externen Kommunikation und bei sonstigen Verwaltungszwecken.

Darüber hinaus sind wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzu­stellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.

Zusätzlich verarbeiten wir Daten zu statistischen Zwecken.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbei­tet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Kranken­kasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbe­hindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeits­fähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Bereich Rechnungswesen, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Daneben bedienen wir zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten wei­tere Empfänger außerhalb des Unternehmens, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden)
• Annahmestellen der Krankenkassen
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
• Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
• Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können unter der o. g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestell­ten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutz-beauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Endet Ihre Beschäftigung bei uns durch den Übergang in einen Ren­tenbezug, werden Ihre Daten weiterhin gespeichert, soweit weitergehende vertragliche Ver­pflichtungen zu erfüllen sind oder wir Sie zu gesellschaftlichen Ereignissen einladen. Nach der sonstigen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsge­setzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit auf­bewahrt werden, für die Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei bis zu dreißig Jahren).

Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Soweit in Ausnahmefällen zur Datenweiterverarbeitung doch eine Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftraums – EWR und der Schweiz), stellen wir die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher.

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstel­len, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, den Arbeitsvertrag mit Ihnen zu schließen.